Nel dimenticatoio niente più

Ilaria Truzzi NBmitech_BOARD

ha 35 anni, una laurea triennale in Ingegneria Informatica conseguita a Mantova e da circa nove anni lavora in Mitech. Il suo ruolo si gioca all’interno dell’area documentale e lei lo racconta con una chiarezza e una linearità che le appartengono dalla nascita, forse sono agevolate da un lavoro che punta a far ordine fra i fogli di carta e i fogli digitali, quelli che non bisogna perdere ma che l’errore umano può smarrire.

  • Ilaria ci spieghi con precisione cosa fate voi dell’area documentale?

IT – Noi ci occupiamo di gestire la dematerializzazione dei documenti all’interno di un’azienda, prevalentemente le fatture – chiaramente i “fogli” più importanti – e a seguire, in termini di rilevanza, i ddt, gli ordini e poi tutti quei documenti utili alla operatività aziendale (mail, allegati, foto di un prodotto, schede del prodotto, piani di investimento, liste di carico e altri documenti del magazzino).
Chiaro che le fatture sono i documenti prioritari sia per il presente dell’azienda che per l’obbligo legale a conservarli per dieci anni.

  • Quindi il vostro lavoro è finalizzato a creare un archivio digitale ordinato?

IT – Sì ma non solo: in realtà quello che noi facciamo è un’operazione più indirizzata al “dinamismo” del documento che alla sua mera conservazione, non a caso si chiama “workflow”. Con questa parola si sintetizza il senso del nostro lavoro: noi immettiamo un documento all’interno di un sistema per attivare un flusso che permetta di far esaminare lo stesso a più persone e a farle collaborare in modo più efficace rispetto all’operatività a cui è destinato quel foglio. L’obiettivo è “mantenere memorizzate” le prassi che seguono la vita di un documento creando un percorso tracciato che dia costantemente il monitoraggio dell’operatività nelle sue varie fasi.

  • Ci fai un esempio?

IT – Allora, andiamo molto sul concreto: c’è un foglio che è la conferma “solenne” per l’acquisto di una partita di viti. Questo foglio – tra il dirigente che l’ha firmato e il momento in cui verrà inviato dall’ufficio acquisti al fornitore esterno – vedrà diversi passaggi: da un team tecnico che valuta la scelta all’ufficio acquisti che considera se la spesa è affrontabile fino alla dirigenza. Se questa scelta di investimento non andrà a buon fine, con uno strutturato sistema di workflow noi sapremo dove si è bloccata e perché e potremo intercettare le dinamiche che l’hanno governata: scelte vere e proprie, errori, dimenticanze.
In assenza di un workflow tanto è lasciato all’efficienza-inefficienza del singolo e ricostruire i motivi per cui un documento non si è mosso nella maniera corretta – perso, lasciato in un cassetto, negligenza di chi doveva inviarlo, scelta di non avvallare l’investimento – diventa nebuloso.

  • Prima mi spiegavi che – per ora – il vostro lavoro rimane comunque molto legato alla registrazione del flusso delle fatture più che ad altra documentazione. Ma da quando c’è la fatturazione elettronica imposta dallo Stato per cui i documenti sono già tutti digitalizzati, non è venuta meno buona parte del vostro lavoro?

IT – No, anzi, direi piuttosto che il nostro lavoro è migliorato da quando le aziende sono obbligate a digitalizzare. Il sistema di fatturazione elettronica è funzionale ad una comunicazione efficiente con l’agenzia delle Entrate e al pagamento delle tasse, il nostro invece è un lavoro tutto interno all’azienda e finalizzato a un’efficiente gestione documentale. Prima della fatturazione elettronica, per digitalizzare un documento, era fondamentale un lettore ottico dei dati delle fatture che spesso non era sufficiente a dare una visione del tutto chiara e corretta; adesso invece la fattura arriva in un formato direttamente leggibile e la visibilità di ogni singolo dato è da subito ottimale.

  • Come si interseca il vostro lavoro con il gestionale Sap per la documentazione?

IT – Quando noi configuriamo il Vim (Vendor Invoice Management è un prodotto di Open text fruibile da Sap), lo adattiamo il più possibile alle esigenze del cliente. Come si fa a personalizzarlo in modo adeguato? Passiamo una prima giornata dal cliente e facciamo un’analisi di come lavora l’azienda così da capire cosa dobbiamo preservare e modificare del gestionale di base.
Poi configuriamo il Vendor Invoice Management in modo personalizzato e diamo al cliente la possibilità di fare un test di prova. Individuati i punti deboli, il sistema viene nuovamente adeguato e diventa operativo.
Di recente cominciamo a confrontarci con le aziende seguendo una nuova metodologia, già diffusa in diversi settori, quella “Agile”, che scavalca la fase di analisi, configurazione per il test e messa in opera introducendo fin da subito le persone che andranno ad utilizzare il sistema nel sistema stesso. L’obiettivo di questa metodologia è ridurre i tempi di formazione e abbassare le aspettative di chi lo utilizzerà inserendole immediatamente nella pratica del lavoro.