informativa sul trattamento dati personali

informativa sul trattamento dati personali

Versione del 07/11/2018

Mitech Srl, con sede legale in P.zza F.Marenghi 2, 46100 Mantova (MN) nella persona del legale rappresentante, in qualità di Titolare ai sensi e per gli effetti del Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati personali (di seguito “Regolamento”), informa i soggetti interessati che il trattamento dei dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti. I dati personali saranno trattati in accordo alle disposizioni legislative della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza ivi previsti.

Natura e tipo dei dati raccolti

Nel corso delle attività di lavoro raccogliamo dati personali comuni appartenenti a clienti e potenziali clienti, fornitori, oppure dati appartenenti alle persone referenti presso queste organizzazioni e/o che le rappresentano, con le quali abbiamo rapporti commerciali e professionali. La maggior parte dei dati personali, che raccogliamo ed utilizziamo in qualità di Titolare del trattamento, ci viene fornita direttamente dai soggetti interessati, altri dati che trattiamo possono provenire da fonti esterne oppure da fonti pubbliche. Tra i dati oggetto di trattamento usiamo le informazioni fondamentali di contatto quali nome e cognome, indirizzo e-mail, numeri di telefono, luogo e indirizzo di lavoro, ruolo in azienda o mansione lavorativa, informazioni sull’attività economica del soggetto interessato. Possiamo trattare i dati del soggetto interessato, inclusi i dati fiscali, per obblighi di legge sulle operazioni di vendita e acquisto o per altri obblighi legislativi o normativi. Inoltre, possiamo acquisire altri dati personali dai contratti di vendita o di acquisto, dai biglietti da visita, dai siti web e dai profili sui Social Media, da pubblicazioni digitali o stampate, dalle persone stesse durante i normali rapporti professionali.

Finalità e base giuridica del trattamento

I dati verranno trattati per le seguenti finalità connesse all’attuazione di adempimenti legislativi o di natura contrattuale, oppure per l’esecuzione di obblighi relativi a misure contrattuali o precontrattuali:

  • Gestione dei rapporti con clienti e fornitori e con loro persone referenti;
  • Corretta e completa esecuzione del contratto con clienti e fornitori;
  • Esecuzione di adempimenti obbligatori per legge;
  • Erogazione o fornitura dei servizi o prodotti contrattualizzati;
  • Gestione di acquisti e vendite e programmazione delle attività lavorative;
  • Conservazione dei documenti di vendite ed acquisti e relativi ai soggetti interessati;

In  generale, nel caso della sottoscrizione di un contratto con il cliente o con il fornitore, i dati saranno trattati per le seguenti finalità:

  • Vendita o acquisto di prodotti e/o servizi con esecuzione degli obblighi precontrattuali e contrattuali;
  • Adempiere o esigere l’adempimento di specifici obblighi o eseguire specifici compiti previsti da leggi, regolamenti e/o normative comunitarie sempre ai soli fini della gestione del contratto;
  • Tutelare tutti i reciproci diritti scaturenti dalle trattative e/o dalla stipula del contratto stesso.

Inoltre, i dati personali potrebbero essere usati anche per le seguenti finalità:

  • Inviare comunicazioni telematiche riguardanti il marketing diretto della società per prodotti e/o servizi analoghi a quelli oggetto di precedente contrattazione;
  • Gestione della qualità e rilevazione del grado di soddisfazione di clienti e fornitori;
  • Esercizio della difesa del legittimo interesse del Titolare o di terzi, anche in sede di giudizio;
  • Gestione del contenzioso e/o recupero del credito.

La base giuridica del trattamento è:

  • L’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato;
  • L’adempimento di obblighi di legge, anche non derivanti dall’esecuzione del contratto;
  • Il consenso specifico, libero e informato, quando richiesto per trattamenti diversi da quelle contrattuali o dagli obblighi di legge: il consenso acquisito sarà conservato ai sensi della normativa.
  • La tutela di un legittimo interesse del Titolare o di terzi, nei confronti del soggetto interessato.

Il conferimento dei dati per l’adempimento di obblighi legislativi o contrattuali è necessario: l’eventuale non comunicazione, o comunicazione errata, dei dati trattati, può causare l’impossibilità del Titolare di garantire la congruità del trattamento stesso e la corretta esecuzione dei servizi per i quali i dati sono usati.

Modalità del trattamento

I dati saranno trattati con procedure manuali ed informatiche, mediante l’adozione delle adeguate misure di sicurezza previste. I dati saranno trattati unicamente da personale autorizzato e istruito dal Titolare ai sensi dell’art. 29, oppure anche da soggetti terzi in quanto Responsabili per i trattamenti di competenza ai sensi dell’Art. 28 del Regolamento.

Comunicazione

Per le finalità indicate i dati saranno comunicati esclusivamente a soggetti competenti per l’espletamento dei servizi necessari, con garanzia di tutela dei diritti dell’interessato:

  • Personale interno all’azienda;
  • Società, consulenti e liberi professionisti, anche in forma associata, per servizi funzionali alla conduzione delle nostre attività in relazione ai trattamenti effettuati;
  • Enti privati e/o pubblici la cui comunicazione è dovuta per obblighi di legge;
  • Società di trasporti, poste, aziende per la logistica;
  • Banche, assicurazioni, società del credito o di recupero crediti.

Maggiori informazioni sui soggetti ai quali i dati possono essere comunicati saranno fornite ai soggetti interessati nell’esercizio dei loro diritti ai sensi dell’articolo 15 del Regolamento.

Diffusione e trasferimento extra-UE

I dati trattati non saranno diffusi in alcun modo. I dati personali non saranno trasferiti fuori dall’Europa.

Conservazione

Nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, il periodo di conservazione dei Suoi dati personali è stabilito per la durata del rapporto contrattuale o commerciale in subordine ad eventuali obblighi di legge per la conservazione di documenti fiscali o con valore legale, in ogni caso per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità di trattamento.

Regolamento (UE) 2016/679 – Articoli da 15 a 22 – Diritti dell’interessato

  • L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
  • L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:
  • dell’origine dei dati personali;
  • delle finalità e modalità del trattamento;
  • della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
  • degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante ai sensi dell’art. 5,c. 2;
  • dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

Inoltre, l’interessato ha diritto di ottenere:

  • l’aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
  • la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
  • l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
  • la portabilità dei dati.

L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

  • per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
  • al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

Per esercitare i propri diritti, l’interessato deve rivolgersi al Titolare presso i recapiti indicati: Mitech Srl, P.zza F.Marenghi 2, 46100 Mantova (MN) Italia

Mail: mitech@mitechsrl.it

PEC: mitechsrl@registerpec.it

L’interessato può anche presentare reclamo, nei modi e nei termini previsti, presso il Garante Privacy: si invita a visitare il sito garanteprivacy.it per maggiori dettagli.